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転職エージェントはぐきの、キャリア逆転ブログ

Fラン大から奇跡の大手WEB広告代理店に新卒入社。今はCreateA合同会社で転職エージェントやってます。日常のこと、就活のこと、キャリアを逆転するための方法などを書いていきます。

新入社員の皆さんへ、作業効率を上げ残業をなくすテクニックを4つ紹介。

 4月に入りスーツが似合わない初々しい若者を見かけるようになりました。ほんの2年前まであの立場だったなんて信じられない。なんだか遠い昔のよう。

 今の新卒はどうかわからないが、僕は社会人になるのが死ぬほど嫌だった。毎日遊び呆けて生きてきた4年間からいきなり週5日も時間が拘束されるんだもの。無理に決まっている。そのくせ激務で有名なネット広告業界に就職するという意味のわからないことをするのだが・・・。しかし運の良い事にこのサボりぐせ思考のお陰で、激務な広告業界において残業に苦しむことなく仕事をこなすことが出来た。残業が人一倍嫌いな自分だからこそ、誰よりも早く帰る事にコミットすることが出来たと思う。

 新卒1年目というのは自分の働き方が定着する一番大切な時期だ。新卒の皆さんにはその大切な時期に是非効率的な働き方というのを身につけて欲しい。

 

 誤解してほしくないのは、「業務量が多い=ブラック企業ではない」ということ。

  考えてみて欲しい。どんな作業にも時間のかかる新入社員が定時で帰れるような企業が、ホワイト企業と言えるだろうか?誰がやってもこなせる仕事なら、それほど替えがきくということだ。そんな職場で働いていても未来はない。僕が新卒で入社した会社は死ぬほど業務量が多かった。何日も徹夜をしている社員もいたし、社員のほとんどが深夜に帰宅していた。しかし、業務量が死ぬほど多かったからこそ、「どうしたら成果を上げて作業を減らすことが出来るか?」と考えられるようになった。そして、気づいたら毎日徹夜していた業務量を定時でこなせるようになっていた。

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ブラック人材になってはいけない。

 毎日徹夜している人を見た時に、「この人の働いている会社はブラック企業だ」と判断する人がほとんどだろう。しかし考えてみてほしい。同じ会社で同じ業務量でも定時で帰っている人もいるかもしれない。労働時間というのはそれほど個人のスキルに比例してしまう。ブラックなのは企業ではなく人の場合が多い。

 社会人に必要なスキルは様々にあると思うが、僕は「効率化」というスキル1点においては、誰よりもずば抜けて優れていた。これだけは胸を張って言える。それは「面倒くさがり」という性格のおかげだと思っている。当時は先輩が徹夜で作業していたような案件を、月に数時間作業するだけで回るように整えまくっていた。その時のノウハウを今回は紹介していきたいと思う。

作業効率を上げ残業をなくす4つのテクニック

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1、自分が作業しなくてよい仕組みを創るべし

 ここが一番重要。あなたの今やっている作業はあなた以外でも出来るのではないか。頭の使わない作業には1分も時間をかけないという気持ちで働こう。ルール化出来るものならルール化して、そのルールを自分より人件費の安いアルバイトに共有すれば良い。システム構築によって解決出来るものなら、どこかのタイミングで勉強して機械で解決した方が良い。

 例えば、エクセルでの数字打ち込みがあなたの仕事だとしよう。毎日エクセルを見つめながら何時間も数字を打ち込む。しかし、打ち込むだけならあなた以外でも出来るはず。数字の打ち込みといってもある程度は規則性があると思う。だとしたら、どこかのタイミングで時間を取って数式やマクロを組めば時間を大幅に削減出来る。そして、数式を組んだ事により作業が誰でも出来るような簡単なものになったなら、人件費が自分より安い人に仕事を振れば良い。

「ルール化すれば自分以外の人にも出来るけど、1日5分で終わるし面倒だから自分でやっちゃおう。」という思考は捨てること。

 僕は「1分でも無駄な事は絶対にしない!」と徹底してきた。例え1分の作業だとしても、「○○という仕事が残っている」という考えが頭の中に残っていると、集中力が欠けてその後の作業効率が下がってしまう。1分の作業が1時間の残業に繋がるのだ。

2、メールは即レスするべし

 職種にもよると思うが、サラリーマンの場合メールに結構な労働時間を割くことになると思う。そのため、メールを攻略することが残業を減らすことに繋がる。メール攻略において一番重要なのが「即レス」だ。

 メールを即レスしないと、お客さんに不安と持たせて関係が悪化したり、後で返そうと思っていて依頼された仕事を忘れてしまったりと、とにかく悪いことばかり起こる。これは誰もが即レスした方が良いと自覚しているはずだ。なのになぜ即レス出来ない人が出てくるのか。僕はメールを即レス出来ない人は以下のような考えを持っているからだと考えている。

<想定される理由>

・忙しくてメールで依頼された仕事にすぐ対応出来ない。

・考えないと返信が出来ないような内容のため、後で時間に余裕が出来たら返信しよう。

 しかし、これに対する解決策は意外と簡単だ。メールを見た時点でまずは「確認しました」との旨を返信すれば良い。そして、「○○日までに整理して返信致します。」や「○○日までに対応致します。」と期日を自分で決めて返信した後にすぐスケジュール帳に対応日を記載すれば良い。とにかくメールを溜めないこと。これが結構重要。 

3、何事にもスケジュールを引くべし

 社会に出たらスケジュールを必ず意識しよう。何を依頼されても「○○日までに対応致します。」と期限を決め、その仕事に対して対応する日時を決める。作業効率が下がる一番の要因は、自分の中で仕事が整理できていない時。あの仕事をしないと。あの仕事が残っている。」と頭の中に残っていると、現在取り掛かっている仕事の効率がものすごく下がる。「このテストを今日中に解いてくれ」と1枚の紙を渡されるのと、「このテストを1ヶ月以内に解いてくれ」と100枚の紙を渡された時では、1枚目に取り掛かる時間と集中力は全然違うと思う。人は途方もないものを前にした時集中力が大幅に下がってしまう。なので、仕事を依頼されたら全てスケジュールを引いて、今は今の仕事のことしか考えないようにしよう。

 更に、お客さんからの急な仕事依頼が多くスケジュールが引きづらいことがあるならば、お客さんに「このレポートは毎月第二週目の木曜日の19時までに提出しますね。」と自分からスケジュールを引くような動きをしていこう。

4、必要なアウトプットのみ提出するべし

 これも職種によると思うが、様々な作業の中で一番時間のかかる作業が資料作成。前職ではパワーポイント60枚を作成することもあり、2日間徹夜で仕上げた事もあった。「クオリティの高い資料を作ろう」とみんな必死になって資料作成をするのだが、資料作成の目的は相手に伝わること。時間をかけることではない。

 資料作成に時間がかかる理由は、「パワポ作成」「確認」の2つの工程にある。時間をかけてパワーポイントで資料を作成してから、先輩に確認してもらい修正をくらう。そしてまた資料を作り直したと思ったら、今度はお客さんから「思っていたのと違う」と修正をくらう。こんなことで何十時間もかける事は本当に無駄だ。僕はいつも資料作成に取り掛かる前に先輩に手書きで資料のイメージを伝えて、作成後に修正をくらわないよう工夫をしていた。また、お客さんにも事前に提案の内容を文章で書き起こして送付し、電話でイメージを伝えていた。資料を作成するのは、お客さんから「その内容で大丈夫」と提案書の内容に対してOKをもらった後だ。この流れを意識するだけでも作業効率は段違いだろう。無駄に資料を作らなくてよくなるので、先輩が10枚以上かけて作成していた資料を、僕は2~3枚にして提出していた。

残業をしたくなければ思考を停止するな。

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 僕が紹介した4つのテクニックに共通することは、先輩の仕事の仕方をそのまま受け継がず、自分なりに工夫したというところ。従来のやり方が一番よいという保証はどこにもない。先輩のやり方をそのまま受け継いでいたら、一生先輩以上の存在にはならない。残業をしたくなければ、自分の方法を見つけること。常に考え思考を停止させないこと。新入社員の皆さんにはこの意識を忘れないで欲しい。

 

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